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PLONGE DANS L’UNIVERS MOMENT FACTORY
Originaires de tous horizons, nous sommes un·e·s par la passion. Chez nous, chaque nouveau projet est une page blanche qui n’attend que la créativité et le talent de toute l’équipe, qu’importent les responsabilités, les rôles ou les domaines de compétences. Avoir le goût d’inventer, d’essayer, d’échouer pour recommencer et d’apprendre des autres nous permet de participer collectivement à des projets plus grands que soi. C’est aujourd’hui grâce à une équipe de 450 personnes créatives que nous avons la chance de créer des environnements multimédias immersifs au service d’artistes, de musées, d’aéroports, de marques, de parcs thématiques ou d’événements, en plus de nos spectacles signature. Qu’importe le canevas, la soif d’expérimenter et d’innover en vidéo, éclairage, architecture multimédia, design sonore, effets spéciaux et interactivité est au cœur de notre ADN.
TA MISSION
Faire partie de l’équipe PMO (Project Management Office) , c’est s’engager dans l’amélioration continue des processus et des outils de gestion de projet, avec pour objectif de simplifier et d’optimiser la gestion des projets elle-même. Cela implique de travailler sur des initiatives internes d’envergure qui nécessitent une vision globale de l'entreprise, ainsi qu’une bonne compréhension des enjeux et des besoins des différentes équipes et des parties prenantes.
Au sein de l’équipe PMO, ta mission principale est de soutenir la gestion des projets internes et externes, en optimisant les outils et les processus utilisés au quotidien.Tu appuies la coordination des équipes en contribuant au bon déroulement des projets. Ton rôle consiste à soutenir les gestionnaires de projets dans la mise en place de processus simples et d'outils adaptés, tout en les accompagnant au besoin dans des contextes spécifiques. Tu facilites également la communication entre les équipes et le suivi des expertises.
Ton soutien est précieux pour soutenir l’organisation, contribuer à l’optimisation de la performance et faciliter le déroulement de chaque projet, qu’il soit interne ou externe, à toutes les étapes de son cycle.
TON ÉQUIPE
Chez Moment Factory, le PMO est un service destiné à l'ensemble des équipes, visant à soutenir la réalisation des projets internes et/ou externes en générant de la valeur ajoutée, tout en encourageant le bien-être et l'efficacité. Le PMO agit comme point de convergence pour la gestion de projets, stimulant la simplicité et l'excellence pour des résultats concrets.
Nous incitons l'autonomie des équipes en soutenant les liens entre les membres, en créant des processus simplifiés ainsi que des méthodologies efficaces offrant donc une valeur ajoutée exceptionnelle à l'ensemble du groupe. Nous facilitons la collaboration, la communication transversale, toutes orientées vers la création de solutions significatives.
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EXPLORE TON FUTUR RÔLE
Gestion de projets internes
- Support à la coordination des projets internes au sein du PMO, en assurant une planification efficace, un suivi des délais et une gestion des ressources ;
- Rédiger et diffuser les communications internes variées dont le PMO est responsable à l’ensemble de la Communauté de Pratique de Gestion de Projet et ses parties prenantes ;
- Assurer le suivi rigoureux des étapes de conversion de projet en prenant en charge la préparation, la prise de notes structurée et, au besoin, l'animation des rencontres;
- Assurer la gestion quotidienne de la boîte courriel du Bureau de projet et répondre avec agilité aux questions diverses provenant de l'ensemble des départements de l'entreprise;
- Supporter l'organisation des rencontres hebdomadaires du Bureau de projet (PMO) pour faire le suivi des objectifs et coordonner la répartition des tâches de la semaine.
Gestion opérationnelle dans notre logiciel de gestion de projet: Wrike
- Participer activement à l'administration quotidienne en prenant en charge la configuration des projets (abréviations, ouvertures, conversions), la mise à jour des équipes (core-team) et des demandes de changement (change orders), tout en offrant un soutien aux utilisateur·trices sur la plateforme;
- Assurer un soutien continu aux équipes projets et services avec l'utilisation de l'outil Wrike, incluant la résolution de problèmes en lien avec la gestion de projets et l'optimisation des processus.
Gestion du changement et support à la Communauté de Pratique de Gestion de Projet
- Coordonner l'animation de la communauté de gestion de projets par la préparation des présentations mensuelles et la gestion complète de l'accueil des nouveaux et nouvelles membres (Slack, bottin).
Amélioration continue des outils
Supporter l’équipe dans l'analyse et l'amélioration des outils et processus utilisés au sein de la compagnie.
Gestion des processus et des budgets
- Gestion Budgétaire & Financière (en collaboration avec la directrice);
- Assurer le suivi rigoureux du budget départemental, de la gestion des factures et du processus d'approbation des dépenses.
Support aux formations et gestion des documents
- Offrir un soutien dans la relation avec L'école MF afin de contribuer à l'adaptation de l'offre de formation aux besoins réels du terrain et soutenir le développement continu des équipes projets ;
- Participer au suivi auprès de L'école MF afin de garantir la mise à jour continue de l'atlas de formations et des contenus reliés à la gestion de projets sur la plateforme interne TalentSoft.
Documentation
- Appui à la gestion documentaire du PMO: Soutenir l'équipe dans la rédaction, la mise à jour et la diffusion des documents (outils, processus), la maintenance des espaces informatifs (Confluence et HUB) ainsi que le suivi des templates officiels du PMO.
TON PARCOURS CONTIENT
- Formation collégiale (DEC) ou baccalauréat en communication, en gestion de projets, en arts visuels et/ou toute autre expérience connexe ;
- 2 à 3 ans d'expérience dans un poste de coordination et/ou gestion de projet ;
- Maîtrise du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit (tu auras à communiquer en anglais avec des collaborateurs internes et externes) ;
- Maîtrise des logiciels de la suite Office, Google Workspace, Wrike un atout ;
- Expérience de travail dans un milieu artistique en relation avec un domaine d’activité de Moment Factory : environnements multimédias, production audiovisuelle, architecture, événementiel, etc.
TES APTITUDES TRANSVERSALES
- Autonomie, initiative, rigueur, capacité d’adaptation et fortes habiletés organisationnelles ;
- Capacités démontrées à mener plusieurs projets simultanément, à travailler sous pression et en équipe ;
- Souci du détail, bonne gestion des priorités et débrouillardise ;
- Bonnes aptitudes de communication et du service à la clientèle ;
- Être à l’aise avec l’accomplissement de tâches cléricales/administratives.
CONDITIONS DE TRAVAIL SPÉCIFIQUES
- Demande de flexibilité quant aux horaires de travail.
QUELQUES AVANTAGES À TRAVAILLER CHEZ MOMENT FACTORY
- Mode de travail hybride afin d'optimiser l'équilibre vie personnelle-professionnelle ;
- Service dédié à la vie du studio, catalyseur d'initiatives reliées au bien-être des employés (santé physique, mentale, activités sociales, etc.) ;
- Rabais corporatifs avec plusieurs entreprises québécoises ;
- Accès à participer aux équipes sportives Moment Factory (soccer, balle-molle, ultimate frisbee, etc).
Si tu corresponds à ce poste, nous t’invitons à soumettre ta candidature dès maintenant. Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure d’assurer un suivi auprès de chaque candidat, c’est pourquoi nous ne contacterons que les personnes sélectionnées. Merci de considérer une carrière chez Moment Factory. Nous nous réjouissons de faire ta connaissance !
Ton CV sera lu par Billy.